株式会社の設立登記申請の前提として必要になるのが公証役場での定款認証です。
定款認証をする際、管轄の問題があるので例えば東京が本店所在地の株式会社の定款認証は東京の公証役場で行わなければなりません。
今までは代理人として定款認証をする場合、東京の公証役場まで行かなければなりませんでした。
しかし令和2年5月11日から、関係省令の改正により、定款作成の委任を受けて作成された電子定款について、テレビ電話を利用して公証人の認証を受ける場合、その委任状を公証人に送付する方法として、電子署名の付された電子委任状を登記供託オンライン申請システムを通じて送信する従来の方法に加え、新たに、「委任者の実印の押印された紙の委任状と、委任者の印鑑証明書を郵送する方法」によっても可能になりました(日本公証人連合会ホームページ)。
この運用変更により代理人が遠方の公証役場に行くことなく、発起人からの委任状を事前に公証役場に郵送しておくことにより、事務所にいながら定款認証できるようになりました。
本日実際にテレビ電話によって東京の丸の内公証役場の公証人の先生に定款認証をしてもらいました。備忘録として下記に今回の手続きの流れを記載しておきます。
1.まずは定款及び実質的支配者の申告書を作成します。
2.定款、実質的支配者の申告書、発起人の印鑑証明書、本人確認書類等をメール又はFAXで送り、担当公証人にチェックしてもらいます。修正が必要であれば修正し再度チェックしてもらいます。
3.下記のものを公証役場に事前に郵送します。
□定款作成・定款認証の委任状
□発起人の印鑑証明書
※印鑑証明書の原本還付をする場合は、原本証明と日付を記載した写し
□謄本(同一情報の提供)交付の申請書
※委任状に謄本(同一情報の提供)受領の件があれば不要と言われましたが、公証役場にとっては必要と思われます。
□CD-R
※認証済み定款データは電子送信可能なので必ずしも必要ではないと言われました。CD-Rに定款データを焼き付ける場合は電話送信はしないと言われました。
□返信用レターパック
4.スマートフォンでテレビ電話を行う場合はFaceHubアプリをダウンロードしておきます。
5.公証人の先生とテレビ電話の日程調整を電話でします。
6.FaceHubでテレビ電話をするためのURLと定款認証の費用の金額と振込先の情報がメールで送られてきます。定款認証前日までに定款のオンライン申請システムによる送信と定款認証費用の振込をしてほしいと言われました。
7.定款認証当日、約束の時間に事前に送っていただいたURLをクリックしてFaceHubアプリによってテレビ電話をしました。このアプリの使い方が慣れていないので最初はうまくいきませんでしたがなんとかできました。テレビ電話の際には、代理人は本人確認書類の準備をしておいて画面上に提示する必要がありますのでご注意ください。
8返信用レターパックにより、定款謄本、実質的支配者の申告受理証明書、原本還付した印鑑証明書、CDーRが送られてきます。
以上がテレビ電話による定款認証を実際に行った際の流れです。今回は東京の丸の内公証役場で手続きを行ってもらいましたが、公証役場により多少運用の違いがあると思いますので担当する公証役場に確認して行ってください。
司法書士 佐藤賢